Frågor och svar
Här har vi samlat lite vanliga frågor och svar från bolag och föreningar som överväger digital poströstning. Hittar du inte ditt svar här får du gärna höra av dig för snabbt besked.
Fungerar Poströsta.se bara för noterade bolag eller även privata bolag och föreningar?
Det finns ingen sådan begränsning. Vi hjälper alltifrån börsbolag till bostadsrättsföreningar och idrottsklubbar.
Vad händer om aktieägaren/medlemmen är utländsk eller inte har BankID?
Vi stödjer BankID och dess motsvarigheter i alla nordiska länder. Vi betonar det eftersom det är så välkänt och tryggt, men det går även utmärkt att använda tjänsten för personer som saknar BankID.
De kan lämna en bindande elektronisk signatur med ett enkelt knapptryck och ni kan även begära in en ID-kopia för extra säkerhet.
Det blir alltså bara en knapp i webbläsaren och sedan samlar systemet in ”digitala bevis” om underskriften på ett sätt som gör att den uppfyller lagkraven på en elektronisk signatur.
Fungerar det bara för fysiska personer eller även juridiska personer?
Det funkar lika bra för ägare/medlemmar som är svenska eller utländska juridiska personer. Det är fortfarande en fysisk person som skickar in formuläret och den identifierar sig med mobilt BankID eller annan elektronisk signatur enligt ovan.
Personen får även i formuläret ange vilken juridisk person den företräder och kan ladda upp en fullmakt eller andra behörighetshandlingar i pdf tillsammans med formuläret.
T.ex. har Första AP-fonden, AMF och amerikanska pensionsfonder röstat digitalt genom Poströsta.se
Hur ser själva röstningsformuläret ut?
Exempel på digitalt poströstningsformulär för ett aktiebolag, klicka här
Exempel på digitalt poströstningsformulär för en förening, klicka här
Vad behövs för att komma igång?
Vi behöver bara få stämmans dagordning för att kunna utforma det digitala formuläret.
Ni får sedan en länk som ni gör tillgänglig i kallelsen eller på hemsidan. Vi samlar in rösterna och sammanställer dem till er i ett Excel-dokument, så att ni aldrig behöver hantera de enskilda formulären ett och ett.
Hur långt innan stämman behöver vi kontakta er?
Vi behöver få er kallelse senast två arbetsdagar innan poströstningen ska starta. Om det krisar och ni ber snällt så kan vi ofta lösa det med kortare framförhållning också 😉
Vad kostar digital poströstning?
Kostnaden beror på vad ni är för slags bolag/förening och hur mycket ni vill ha hjälp med.
Grundpriset varierar från 5 900 kr för de minsta föreningarna till 22 900 kr för de större börsbolagen. Då skapar vi formuläret, integrerar det mot säkra signeringslösningar, publicerar det online och ger er en länk. Vi tar emot alla röster och sammanställer dem i ett Excel-dokument som ni får när omröstningen avslutats. Ni behöver alltså aldrig hantera varje enskilt formulär.
För varje formulär som skickas in av era ägare/medlemmar tillkommer 10 kr, eller 50 kr om det är en röst med fullmakt.
För en tilläggskostnad på 4 900 kr kan vi även matcha de inkomna formulären mot er aktiebok/medlemslista, sålla bort ogiltiga röster och summera antalet röster för och emot varje punkt på dagordningen. Då får ni alltså ett färdigt resultat som kan biläggas protokollet.
Hur förhåller det här sig till GDPR?
Bolaget/föreningen är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker inför stämman och den lagliga grunden för behandlingen är att uppfylla skyldigheter enligt lag att hålla stämman. Poströsta.se blir ett personuppgiftsbiträde för den insamling som sker via tjänsten och ingår ett biträdesavtal med kunden. Vi ingår sedan underbiträdesavtal med våra teknikleverantörer.
All data krypteras, lagras inom EU och raderas på kundens begäran eller senast 60 dagar efter att stämman genomförts och vi överlämnat den sammanställda datan till kunden.